• BIZFORM Evrak Yönetimi
• BIZFORM Web İçerik Yönetimi
• BIZFORM Yardım Masası
• BIZFORM İş Emri
• BIZFORM ERP Entegrasyon Yönetimi

BIZFORM Evrak Yönetimi

Evrak Yönetimi kurumlar, birimler ve kişiler arasında yönlendirilen belgelerin arşivlenmesi, sorgulanması ve hayat döngüleri süresince takip edilmesi amacıyla tasarlanmıştır.

BIZFORM altyapısı evrakın kompleks bir form şeklinde tasarlanabilmesine imkan tanıdığından gelen ve giden evraklar üzerinde konu, dosya eklentileri, scanner aracılığıyla taranmış orijinal metin görünümleri, zengin metin biçimli yazılar veya ofis nesneleri kullanılabilir.

Evrakların iş akış süreçlerini tetiklemesi ya da bu süreçler tarafından oluşturulmaları kolaylıkla sağlanabilir. Belirli bir konu, kaynak veya hedef gibi form alanlarına bağlı olarak, e-Posta ve SMS gibi uyarı sistemleri devreye alınabilir.

“Karmaşayı ortadan kaldırın”

• Hiyerarşik Klasör Yönetimi
• Detaylı Arşiv Tarama
• Doküman ve İş (Proje) Klasörleri
• Gelen/Giden Evrak Takibi
• Doküman ve Klasör Erişim Yetkileri
• Kurum, Birim ve Şahıs Evrak Defterleri
• Şablon/Form Tanımlama
• Zimmet, Havale, İade, Dağıtım İşlemleri
• Geçici ve Kalıcı Doküman Kilitleme
• Günlü Evrak Takibi
• Versiyon Kontrolü
• İş Akışı Tanımlama
• Taslak/Onay/Yayın/Arşiv Süreç Kontrolü
• Doküman Tabanlı Aktivite Tanımlama
• Standart Format Dönüşümü (TIFF, HTML)
• Yönlendirme ve Kontrol
• Karakter Tanıma (OCR)
• ERP Entegrasyonu/İş Nesnesi Tanımlama

BIZFORM Web İçerik Yönetimi

Günümüzde bir çok işletmeye ait web sitesi çevrim içi (on-line) olmayan, kullanımı zor metodolojilerle yönetilmektedir. İşletmelerin dinamik olan ilişki biçimlerine bağlı olarak ortaya çıkan sürekli güncelleme, kişiye özel bilgiler sunabilme ve interaktif arayüzler kullanabilme gibi üstüste biriken ihtiyaçlar bir süre sonra site yönetimini oldukça güçleştirmektedir.

BIZFORM Web İçerik Yönetimi’nde veritabanında saklanan dokümanların Güncelleme Kipi ve Yayın Kipi olmak üzere iki sunum modeline sahip olması web yönetimini oldukça kolaylaştırmaktadır. Bu sayede klasik anlamdaki tüm web sayfalarını yetki dahilinde çevrim içi (on-line) olarak açmanız, güncellemeniz ve kaydedip yayınlamanız mümkündür.

“Web İçerik Yönetimi web sayfalarınızın güncellenmesi için gerekli süre, maliyet ve uzmanlık ihtiyacını ortadan kaldırır”

Bununla birlikte Müşteri İlişkileri Yönetiminde önemli bir yere sahip olan likert skalası anketleri hazırlayabilmeniz ve anında raporlayabilmeniz için etkin arayüzler sunulur. Müşteri memnuniyetini, yönelimlerini, ihtiyaçlarını ve talep değişimlerini izlemeniz Toplam Kalite Yönetimi başarınızı arttırır ve işletmenize verimlilik olarak geri döner.

BIZFORM Web İçerik Yönetimi ile oluşturulabilen bazı içerik örnekleri şunlardır:

• Sıkça Sorulan Sorular
• Kullanım Klavuzu
• Nasıl Yapılır ? Makaleler
• Yükleme Merkezi Sorun Çözücüler
• Duyurular Forumlar
• Haberler Anketler

BIZFORM Yardım Masası

Bir kurum ne kadar profesyonel mal ve hizmet üretirse üretsin, müşteri ilişkileri, toplam kalite yönetimi anlayışından uzak ise, kısa süre sonra bu sorunun kuruma kalite ve verimlilik düşüşü olarak yansıması kaçınılmazdır.

Geç ele alınan başvurular, tatmin edici bir şekilde karşılanmayan danışma talepleri, personel tarafından önceden çözüldüğü halde aynı konuda sürekli tekrarlanan çözüm çalışmaları, ilk adımda doğru şekilde gerçekleştirilmeyen yönlendirmeler bir süre sonra kurumu katma değer üretmekten uzaklaştırıp müşterilerine götürdüğü mal ve hizmetin sorunları ile boğuşan bir işletme haline dönüştürür. Bu durum genel memnuniyetsizliği arttıran en önemli faktörlerdendir.

“Yardım Masası kurumların dışarıdan görünen yüzüdür”

BIZFORM Yardım Masası aşağıdaki özellikleri ile kurumunuzun Müşteri İlişkileri Yönetimini (CRM) bir çok açıdan mükemmelleştirecektir.

• Sorun bildirimlerinin işlem numarası ile takip edilmesi. İşlemi Kurumlar/Birimler/Kişiler arasında yönlendirme
• Yazı metninden otomatik konu algılama ve konu sorumlusuna otomatik yönlendirme
• Doküman arşivi ile entegrasyon, iş tekrarını önleyici tarama ve ilişkilendirme fonksiyonu
• e-Posta’dan yükleme ve XML-Posting ile otomatik işlem oluşturma
• Yönlendirme, gecikme ve sonuçlanma durumunda ilgili kişilere e-Posta ve SMS ile uyarı gönderme
• İşlem no, Konu, Müşteri, Aktif Sorumlu, Genel Sorumlu ve İşlem Tarihi bazlı standart sorgulamalar
• Doldurulan formların alanlarına göre sorgulama
• Geciken işlemlerin ve çalışmaların raporlanması, gecikme süresi ve parasal maliyetin hesaplanması

BIZFORM İş Emri

Müşteri taleplerinin karşılanması ve toplam kalitenin arttırılması, planlanan işlerin planlandığı biçimde gerçekleştirilmesine ve sürekli iyileştirme döngüsüne bağlıdır.

• Kurumun iş yoğunluğu fazla ise...
• Yöneticinin personel ile yüzyüze iletişiminde aksamalar oluyorsa...
• Şehirdışı ve yurtdışı seyahatler personele atanan işlerin takibini güçleştiriyorsa...
• Kritik görevlendirmelerdeki saatlik/günlük aksamalar müşteri memnuniyetsizliği veya maliyet olarak dönebiliyorsa...

BIZFORM İş Emri yöneticilere personelin iş performansını izleyecek ve artıracak özellikler sunmaktadır.

“Bir kaç basit adımda personelinize iş ataması yapıp, gelişmeleri ve sonucu anlık olarak izleyin”

“Kritik görevlerin aksaması veya gecikmesi durumunda SMS ve e-Posta ile anında haberdar olun”

“Personelin genel performansını, iş yükünü, başarı derecesini dönemsel olarak ölçün”

BIZFORM ERP Entegrasyon Yönetimi

Kurumlar genel olarak doküman yönetim sistemlerini kullandıkları ERP ve CRM gibi uygulamalarla bütünleşik bir sistem olarak görmezler. Bu bakış açısının getirdiği sorunlar günümüzde kurumları bütüncül çözüm arayışlarına yönlendirmiştir.

Dokümanların başta ERP olmak üzere kurumda varolan uygulamalarla entegre bir yaşam döngüsüne sahip olmaları BIZFORM’un üzere odaklanmış olduğu en önemli konudur.
 

BIZFORM ile tanımlanan doküman alanları kurumda kullanılan diğer sistemlerle veri alış-verişi yapabilirler. Bu alanların değerleri kurumsal veritabanınızdan gelebileceği gibi tam tersine aynı veritabanını güncellemek amacıyla da kullanılabilir.

Tam anlamıyla komple çözüm görünümündeki bu yaklaşım, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) gibi bütünleşik uygulama bilgilerinizin, güvenli bir şekilde paylaşılabilmesine olanak tanır.

“Kurumsal bir projede önemli olan dokümanların ERP, MRP ve CRM gibi sistemlerle konuşabiliyor olmasıdır”

e-Posta/SMS/XML

Gelişen teknoloji, uygulama yazılımlarının daha fazla miktarda iletişim protokolünü kullanabilmelerine olanak tanımaktadır.

Özellikle toplu SMS mesajları müşteri ilişkileri yönetiminde etkin bir metod olarak kullanılmaktadır.

“Otomatik e-Posta ve SMS uyarıları işlerin zamanında tamamlanmasını, izleme ve denetim süreçlerini etkinleştirir”

“Müşterilerin süreç hakkında bilgilendirilmeleri onlardaki memnuniyeti arttırır”

“Yazılım destekli SMS kullanımı iletişimin çok önemli olduğu geniş saha çalışmalarını kolaylaştırır”

“XML arayüzü ile diğer uygulama programları işlem başlatabilirler”

Güvenlik

Internete açılan Web tabanlı yazılımların sahip olması gereken en önemli özelliklerden birisi güvenliktir.

BIZFORM, dokümanlarınıza izin vermediğiniz kimselerin erişimini engellemek için çok katmanlı bir güvenlik sistemi kullanır.

Sisteme giriş için kullanıcı adı ve şifre bilgisi gereklidir. Bu bilgiler sadece BIZFORM Vbase Framework tarafından yönetilen oturum (session) bilgisi ile geçerlilik kazanabilir.

Herhangi bir nesneye erişim öncelikle BIZFORM Workflow Security Layer tarafından mantıksal olarak denetlenir. Bu denetim Kurum/Birim/Ünvan ve Kimlik bileşiminden oluşan Görev tanımları baz alınarak yapılır. Bu kapsamda:

• Doküman erişimleri
• İş akış süreci adımları
• Web menüsü erişimleri
• Konu erişimleri
• Klasör Erişimleri

...ilk aşamada kontrol edilir. Workflow Security Layer kontrolünü geçen her işlem talebi (transaction request) BIZFORM Vbase Framework Security Layer tarafından kullanıcı kimliği baz alınarak fiziksel anlamda ikinci kez denetlenir.

BIZFORM güvenlik mimarisi ile nesneler üzerinde Okuma, Değiştirme, Hazırlama, Sorumlusu Olma gibi yetkiler tanımlanabilir. Bu yetkiler idari ve organizasyonel anlamda oluşturulan gerçek ve sanal görevlere (gruplara) atanabilir.

“BIZFORM sahip olduğu çok katmanlı Güvenlik Mimarisi ile dokümanlarınızı korur”

Zengin Özellikler

Size Özel Bilgi Formu
Sistemde müşterilerin kolaylıkla görebilmeleri gereken özel bilgi formları tasarlanabilmektedir.

Sağlık sektöründe hastaların randevu veya laboratuvar tetkik sonuçları
Otomotiv sektöründe bir plakaya ait parça değişimleri
Belediyelerde bir vatandaşın tapu/vergi bilgileri
Teknik servis hizmeti veren firmalarda bir ürün seri numarasına ait periyodik bakım bilgileri

... bu uygulamalara örnektir.

Paket Oluşturma
Sisteme girilen dokümanlar istenildiği an kategori bazında paketlenip yerel dosya sistemine indirilebilir. CHM formatına dönüştürülen dokümanlar yardım dosyası olarak veya yedekleme amaçlı kullanılabilir. Bu dosyalar chm standartının sağladığı içindekiler (contents), dizin (index), arama (search) gibi tüm özelliklere sahiptir.

Kelime Arama Motoru
BIZFORM kaydedilen dokümanların alanlarını kelime indeks servisi aracılığıyla dizin yapısında saklar. Bu mimari sayesinde kelime arama, ifade arama (yanyana kelime grubu), benzerlik araması çok hızlı bir şekilde yapılır. Bulunan kelimeler açılan dokümanlarda farklı renkte gösterilerek ayırtedilmeleri kolaylaşır.

Sistem Mimarisi

Araçlar ve Teknik Özellikler

• Veritabanı Yönetimi ve Yedekleme
• Otomatik Versiyon Kontrolü
• HTML Generation
• Ofis Entegrasyonu
• OR-Mapping
• Web Tabanlı Arayüzler
• Veritabanından Bağımsız Yapı
  • Oracle
  • Ms-SqlServer
  • Sybase
  • DB2
• Kullanıcı-İşlem Log Servisi